A legislação trabalhista brasileira exige que as empresas mantenham um registro de todas as informações relacionadas aos seus funcionários, desde a contratação até a demissão.
Esses documentos são essenciais para proteger os direitos dos trabalhadores e da própria empresa.
Entretanto, muitos empregadores têm dúvidas sobre por quanto tempo devem guardar esses registros e quais são os documentos que precisam ser mantidos.
Neste artigo, discutiremos por quanto tempo a empresa deve guardar documentos de funcionários e como garantir a segurança desses registros.
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Por quanto tempo a empresa deve guardar documentos de funcionários?
De acordo com a StiCorp, a empresa deve manter os registros de seus funcionários por, no mínimo, cinco anos após o término do contrato de trabalho.
Esses registros incluem informações como nome completo do empregado, data de nascimento, CPF, número de identidade, endereço, profissão, salário, data de admissão e data de saída. Além do mais, a empresa também deve manter os registros de ponto por um período de cinco anos.
Quais documentos devem ser guardados?
Além dos registros obrigatórios mencionados acima, a empresa também deve manter outros documentos importantes, como:
- Ficha de registro de empregados
- Contrato de trabalho
- Comprovantes de pagamento de salários e férias
- Comprovantes de pagamento de FGTS e INSS
- Atestados médicos
- Laudos técnicos
- Certidões negativas de débitos trabalhistas
- Termos de rescisão de contrato de trabalho
- Como armazenar adequadamente os documentos dos funcionários?
Para garantir a segurança e confidencialidade dos documentos dos funcionários, é necessário que a empresa adote práticas de armazenamento adequadas. Algumas recomendações incluem:
- Utilizar sistemas de armazenamento seguros e confiáveis, como arquivos físicos ou sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos.
- Proteger os documentos com senhas ou outras medidas de segurança, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a eles.
- Realizar backups regularmente para garantir que os documentos estejam protegidos contra perda ou danos.
- Identificar claramente cada documento, indicando o tipo de registro, a data e o período de guarda.
- Destruir adequadamente os documentos após o período de guarda estabelecido por lei.
Conclusão
A guarda adequada dos documentos dos funcionários é fundamental para garantir a segurança e proteção dos direitos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores e da empresa.
Seguindo as diretrizes legais para a guarda dos registros e adotando práticas de armazenamento seguras e confiáveis, a empresa pode evitar multas e processos trabalhistas e garantir a integridade e autenticidade dos documentos.
É interessante lembrar que a tecnologia oferece diversas soluções para o armazenamento digital dos documentos, mas é necessário adotar medidas de segurança adequadas para garantir a proteção dos registros e das informações dos funcionários.
Por quanto tempo a empresa deve guardar documentos de funcionários? Por pelo menos cinco anos após o término do contrato de trabalho.
FAQs: Por quanto tempo a empresa deve guardar documentos de funcionários?
Confira as perguntas mais comuns sobre o tema:
A empresa pode guardar os documentos dos funcionários por mais de cinco anos?
Não é necessário guardar os documentos por mais de cinco anos, mas se a empresa decidir fazê-lo, não há nenhuma proibição legal.
Quais são as consequências de não guardar os documentos dos funcionários adequadamente?
A empresa pode ser penalizada com multas e processos trabalhistas se não seguir as normas legais para a guarda de documentos dos funcionários.
É permitido digitalizar os documentos dos funcionários?
Sim, desde que a empresa adote sistemas de armazenamento seguros e confiáveis e atenda aos requisitos estabelecidos.
Os documentos podem ser guardados apenas em formato digital?
Sim, os documentos podem ser guardados apenas em formato digital, desde que a empresa utilize sistemas de armazenamento seguros e confiáveis e garanta a integridade e autenticidade dos registros
Quais as vantagens de armazenar os documentos dos funcionários em formato digital?
O armazenamento digital oferece diversas vantagens, como a redução do espaço físico necessário para guardar os registros, a facilidade de acesso e compartilhamento das informações e a maior segurança e proteção dos documentos.
